社内の活性化に効く社内サークルの管理効率化。必要な仕組み解説。

サークル活動を管理するために必要な仕組み

では、いざサークル活動を会社公認で運営するためには、どのような仕組みが必要になるのでしょうか。
少し考えただけでも、下記のような管理項目や仕組みが考えられます。

• 活動に関するルールを作成して、社内から閲覧可能にする
• 既存サークルのメンバーや活動状況を管理する
• サークルの登録申請をする
• 登録申請の承認をする
• 活動内容を報告する
• 活動報告をもとに、助成金を支給する

「SmartDB」を使って管理しよう

サークル活動の運営には、いろいろな仕組みが必要なことがわかりました。これらを「SmartDB」を使ってどのように管理できるか考えてみます。

サークル活動に関するルールを掲示する

「SmartDB」は文書管理も得意分野のひとつです。サークル活動に関わる規程に限らず、社内にある規程を集約して管理することが可能です。
就業規則や給与規程と同じように、サークル活動のルールやその他福利厚生に関する制度などもまとめて管理しましょう。まとめて管理されることで、必要な文書が探しやすくなるといった効果も期待できます。

登録済みのサークル活動を管理する

「SmartDB」のWebデータベース機能を使えば、サークルの登録日、代表者、メンバー、最終活動日など、さまざまな情報をまとめて管理できます。
また、これらの情報をもとに休止状態の部活動や、メンバーが減ってしまった部活動に関しては定期的にアラートメールなどを発信して棚卸のきっかけとすることも可能です。

サークル活動の登録を申請、承認する

サークルの届け出は「SmartDB」のワークフローで実現できます。
また、ワークフローが承認されたら自動的に上述のデータベースを更新したり、申請時点で人数などの条件を満たしているかの入力チェックも実施可能です。

活動報告を行い、助成金を受ける

サークルの活動報告も「SmartDB」のワークフローで実現できます。
また、ワークフローが承認されたら、そのまま助成金支給のタスクとしてワークフローを継続させることで作業漏れを防止する。社内SNSなどに活動報告データを連携することで、さらに社内のコミュニケーションを活発にする。といった普通の報告に留まらないデータ活用も可能です。

システムで管理するなんて大袈裟じゃない？

「SmartDB」でのシステム化について検討しましたが、本当にシステムで管理が必要か考えてみましょう。
一般的に、ルールを提示する場所はあると思いますので、それ以外について考えてみましょう。

登録済みのサークル活動を管理する

Excelを用いることでも同じような管理は可能です。しかし、Excelを使った場合には、下記のような不便を感じるかもしれません。

• 権限での制御ができないため、各サークルの代表などにメンテナンスさせることが難しい。結果、担当者が全体分をまとめて反映しなければならない。
• 保存場所によっては、ダウンロード/アップロードなどが必要となり手間がかかる。さらに、間違えて上書きしてしまうなど先祖返りなどの危険性もある。
• しばらく活動がないサークルの抽出などの棚卸も定期的に実施しなければならない。

サークル活動の登録を申請、承認する

申請、承認は、紙に印刷するのか、メールで行うかのいずれかでの対応が必要となるでしょう。それぞれ、次のような面倒ごとが発生します。

• 紙に印刷しての申請の場合
  ハンコリレーと管理部門への移送が必要となるため、物理的に距離が離れていたり、時間が合わないとなかなか進まないなんてことにもなります。最悪の場合は、紙を紛失してしまうこともあるかもしれません。また、紙自体を保管するために専用フォルダーへのファイリングなども必要になってしまいます。
• メールで申請する場合
  紙ほど面倒ではありませんが、日常業務に直結する部分ではないだけに後回しにしてしまうことも多いのではないでしょうか。結果として、他のメールによって埋もれてしまっていつまで待っても承認されないということも考えられます。

活動報告を行い、助成金を受ける

助成金を受ける際も、申請方法についてはサークル活動の登録と同様の課題が考えられます。さらに、実際に助成金を支給する部分までタスクを管理する必要があります。紙やメールのままでは作業漏れにつながるため、別の方法でタスクを管理する必要があるでしょう。

ここまで、システム化しなかった場合にどのようになるのかも考えてみました。「業務が実施できない」とまではいいませんが、いろいろと手間も時間もかかります。サークル活動の管理や申請に手間がかかるせいで本業を実施する時間が圧迫されてしまったら本末転倒です。

複数の周辺業務もまとめて「SmartDB」へ

柔軟に幅広く対応できる「SmartDB」だからこそ、専用システムではなくてもサークル活動の管理もキチンと実施できます。ワークフローも楽々実施することで、サークル活動のメリットだけを享受しましょう。
社内で重要な稟議や購入申請などのコア業務だけでなく、サークル活動の管理や関連申請まで、ついでにシステム化していきましょう。